אירועי חברות בחוץ – שיחה על רגעים קטנים שעושים את כל ההבדל
הקפה של יום חמישי
“את לא מבינה,” אמרה דנה, מניחה את הכוס שלה על השולחן בקפה הקטן בפארק. “חשבתי שארגון אירוע חברה זה פשוט – לבחור תאריך, להזמין קייטרינג, לשים מוזיקה טובה ולגמור עניין. אבל אחרי שחוויתי אירוע חברה בטבע, הבנתי שזה עולם אחר לגמרי.”
נועה חייכה, מערבבת את הקפוצ'ינו שלה לאט. “אל תגידי לי שגם את נפלת בפח של הרוח, האבק והיתושים?”
“בערך,” צחקה דנה. “בהתחלה כן. חשבתי שיהיה מגניב לשים שולחנות באמצע שדה פתוח ליד יער בן שמן. אבל אחרי שעה של הכנות, השמש קפצה על הראש, הקול של הדי.ג’יי נעלם ברוח, ואנשים התחילו לחפש צל. רק אז הבנתי – צריך לחשוב על כל פרט קטן. זה לא סתם אירוע חברה בטבע – זה הפקה לכל דבר.
כשהטבע פוגש את הלוגיסטיקה
נועה הרימה גבה. “אז מה עשית? הרי אין דבר יותר מתסכל מלראות את העובדים שלך מזיעים באירוע שאמור לשמח אותם.”
דנה נשענה אחורה, נושפת בעדינות. “פה נכנס אחד הטיפים הכי חשובים שלמדתי – לבחור ספקים שיודעים לעבוד בטבע. גיליתי את זה כשהתקשרתי לאוהלי ישראל. דיברתי עם בחורה בשם רותם, והיא פשוט הצילה אותי. היא שאלה אותי שאלות שלא חשבתי עליהן בכלל: כמה אנשים יהיו, איזה סוג קרקע יש במקום, אם זה יום או ערב, ומה קורה אם פתאום יורד גשם.”
“אגב,” אמרה דנה, לוגמת מהקפה שכבר התחיל להתקרר, “אם את באמת רוצה לבדוק אפשרויות לפני שאת סוגרת, תיכנסי לאתר של אוהלי ישראל כי זה האתר הרשמי שלהם, והוא ממש נוח – יש שם תמונות של אוהלים מכל הסוגים, במות, פתרונות הצללה ואפילו דוגמאות לאירועים שהם הפיקו בשטח. ככה אפשר להבין מה מתאים לכל סגנון של אירוע, אם זה ערב חברה קטן עם אוכל ומוזיקה או הפקה גדולה עם תאורה ומסכים. אני מודה, רק כשראיתי שם את הדוגמאות הבנתי כמה חשוב לבחור ציוד שמתאים באמת לתנאי שטח, ולא רק לפי תמונה יפה בפייסבוק.”
“וואלה,” אמרה נועה, מתרשמת באמת.
“כן,” המשיכה דנה. “הם עזרו לי לבחור אוהלים שמתאימים לשטח, כאלה שאפשר לסגור אם מתחיל גשם או לפתוח לגמרי כשהשמש שוקעת. הם גם דאגו לרצפה יציבה, תאורה רכה, אפילו חימום קטן כי בערב נהיה קריר. ותקשיבי לזה – הם גם הביאו במות לאירוע, כאלה שנראו כאילו הן נבנו במיוחד למופע שלנו. אני לא אשכח איך התאורה נצנצה על העץ מאחור, זה היה פשוט קסום.”
היופי שבפשטות
נועה נשענה קדימה, מניחה את המרפקים על השולחן. “אבל תגידי, לא הרגשת שזה קצת מוגזם? כל ההפקה הזאת בשביל ערב אחד?”
דנה חייכה חיוך קטן. “חשבתי ככה בהתחלה. אבל אז ראיתי את העובדים שלי – חלק יושבים על מחצלות, חלק ליד האוהל המרכזי, כולם רגועים. מישהו ניגן בגיטרה, היו פנסים תלויים על העצים, והרוח נשבה בדיוק בעדינות הנכונה. זה היה רגע כזה… איך לומר… נקי. בלי פלסטיק, בלי ניאון. רק אנחנו, הטבע, והתחושה הזאת שכולם באמת נוכחים.”
היא לגמה לגימה קטנה מהקפה שלה, מסתכלת רחוק. “אני חושבת שזה כל העניין – לבחור מקום שמאפשר לאנשים לנשום. לא עוד אולם עם מזגן קפוא ומוזיקה חונקת. אלא מרחב פתוח, שמרגיש כמו חופשה קטנה מהמרוץ.”
“זה טיפ מעולה,” אמרה נועה, “אבל איך ידעת לתכנן את זה ככה? הרי הטבע לא תמיד צפוי.”
“צודקת,” ענתה דנה. “אז הנה עוד דבר שלמדתי – להשאיר מקום לאלתור. למשל, דאגנו להביא מחצלות נוספות, שמיכות דקות, אפילו תאורה ניידת על סוללות. היה לי צוות קטן מהעבודה שהתנדב לעזור בהקמה, וזה עשה את כל ההבדל. לא הכול חייב להיות מושלם, אבל כשהאווירה נכונה – אפילו דברים קטנים כמו נרות קטנים על השולחנות יכולים להפוך ערב פשוט לחוויה.”
הרגע שבו זה הופך אישי
שתיקה קטנה השתררה ביניהן. נועה חייכה. “אני שומעת אותך, וזה מזכיר לי את השנה ההיא שעשינו ערב צוות ביער קרוב לחיפה. שכחנו להזמין גנרטור. בחיי, ישבנו עם פנסים של טלפונים ושרנו. זה היה מצחיק, אבל גם קסום בדרך מוזרה.”
דנה צחקה. “בדיוק! זה מה שאני אוהבת באירועים בטבע – הם אף פעם לא מושלמים, אבל הם אמיתיים. זה לא רק האירוע עצמו, אלא הדרך שהוא נוצר. ההתרגשות, ההכנות, ההחלטות הקטנות. אפילו הקפה ששתיתי בשטח בזמן שהם הרכיבו את האוהלים היה רגע שאני זוכרת.”
נועה הנהנה. “אז בעצם, אם אני מבינה נכון, הסוד הוא בתכנון, אבל גם בלשחרר קצת?”
“לגמרי,” ענתה דנה. “זה כמו החיים, לא? אתה מתכנן הכול לפרטי פרטים, אבל הקסם מגיע דווקא מהמקומות שלא ציפית להם. חשוב לתכנן נכון – לבחור חברה שיודעת להציב אוהלים במהירות, לדאוג לנושא של השכרת במות לאירועים (בטיחותיות), לחשוב מראש על הצללה, תאורה, ניקוז. אבל אז… פשוט ליהנות מהדרך.”
רגע לפני שהן נפרדות
המלצרית עברה לידן, מניחה חשבון. נועה הסתכלה על דנה ואמרה, “שכנעת אותי. בפעם הבאה שאני אחראית על האירוע השנתי, אני הולכת על זה – אירוע חברה בטבע. רק בלי יתושים, בבקשה.”
דנה צחקה, קמה מהכיסא. “אין בעיה, אני אתן לך את המספר של רותם מאוהלי ישראל. תראי איך היא תעשה לך קסם. רק תזכרי, לא מדובר רק בציוד – זה האנשים שמאחורי זה. כשיש מישהו שמקשיב, שחושב על הפרטים הקטנים, הכול זורם אחרת.”
נועה הרימה גבה. “ואם אני רוצה לדעת מראש כמה זה עולה? יש לי תקציב מוגבל השנה…”
דנה חייכה. “שאלה מצוינת. גם אני דאגתי לזה בהתחלה. חיפשתי באינטרנט כל מיני אפשרויות וראיתי שהביטוי השכרת אוהל לאירועים מחיר מופיע בלי סוף, אבל בפועל – אין תשובה אחת. זה מאוד תלוי בגודל האירוע, במקום, בעונה, ובמה שאת צריכה. רותם הסבירה לי שהמחיר נקבע לפי כמה אנשים האוהל צריך להכיל, אם יש צורך ברצפה, תאורה או מיזוג. מה שהפתיע אותי זה שהם לא ניסו לדחוף לי דברים מיותרים – פשוט הציעו בדיוק את מה שהתאים לנו. זה גרם לי להבין שהשירות האנושי חשוב לא פחות מהציוד עצמו.”
“זה נשמע כמו חוויה אחרת לגמרי,” אמרה נועה, מושכת את הצעיף שלה.
“לגמרי,” ענתה דנה. “וזה גם עזר לי להבין משהו חשוב – כשבוחרים חברה אמינה, המחיר הופך לפרט טכני. כי את יודעת שמישהו דואג לך באמת, לא רק סוגר עסקה. יש הבדל ענק בין סתם למצוא אוהל בזול לבין לדעת שכל פרט באירוע שלך מטופל באהבה ובאחריות.”
הן יצאו מהקפה, נושמות את האוויר הצלול של אחר הצהריים. “לפעמים,” אמרה נועה, “אנחנו שוכחות כמה הטבע יכול להחזיר אותנו לעצמנו. אולי זה מה שעושה את ההבדל בין עוד ערב חברה לבין חוויה אמיתית.”
“בדיוק,” ענתה דנה, מחייכת. “וכשאת רואה את העובדים שלך יושבים מסביב למדורה, עם צחוק אמיתי בעיניים – את מבינה שכל ההשקעה שווה את זה. זה לא רק האוהל, זו התחושה שאת יוצרת. וזה משהו שאי אפשר לתמחר.”
הן נפרדו בחיבוק קטן, עם חיוך שמזמין תקווה לעוד רגעים פשוטים כאלה – כאלה שמזכירים לכולנו למה אנחנו עובדים יחד, ולמה לפעמים צריך רק אוהל, במה קטנה וקצת טבע כדי לזכור את זה.